Här hittar du rutiner som du som utförare behöver följa.

Rutin vid nya kontaktuppgifter, byte av verksamhetschef, eller nytt IVO-tillstånd 

Om du som chef har fått nya kontaktuppgifter eller om verksamheten har bytt kontaktuppgifter, mejlar du in dem till vok-avtal@sollentuna.se.

Vid byte av verksamhetschef ska vård- och omsorgskontoret alltid informeras. Informationen och nytt IVO-tillstånd ska mejlas in till vok-avtal@sollentuna.se.

Om verksamheten har en tillfällig verksamhetschef ska även detta meddelas vård- och omsorgskontoret. Den tillfälliga verksamhetschefen ska uppfylla de krav som IVO ställer.

Rutin vid ej verkställda beslut

Om kund avböjer en insats eller vill avvakta att insatsen påbörjas ska du som utförare löpande föra dokumentation om detta. Detta gäller även om kund inte vill installera digitala lås eller trygghetslarm. Av dokumentationen ska det framgå:

• Om det är hela eller delar av beslutet som ej verkställs.
• Datum för när kontakt skett med med kund eller företrädare.
• Orsak till att beslut inte har verkställts.

Information ska därefter delges till ansvarig biståndshandläggare via Pulsen Combine. 

Fyra gånger per år ska en samlad dokumentation med all dokumentation enligt punkterna ovan skickas till ansvarig biståndshandläggare via Pulsen Combine. Detta gäller för de kunder som inte fått sina insatser eller som endast fått del av insatser verkställda under tre månader. Dokumentationen ska skickas följande månader:

• Januari (andra veckan)
• April (första veckan)
• Juli (senast sista veckan)
• Oktober (första veckan)

Motverka fusk

Sollentuna kommun är valfriheten viktig. Den som har behov av hemtjänst ska kunna välja mellan flera olika företag, gärna med olika profiler och inriktningar. Gemensamt för alla utförare ska dock vara att de är seriösa företag med en strävan efter att ge de äldre bästa
möjliga hemtjänst.

Hemtjänsten finansieras med skattepengar. Du, dina medarbetare och vård- och omsorgsnämnden har ett gemensamt ansvar att förvalta medborgarnas skattepengar på ett sätt som gör att allmänheten känner förtroende för välfärdssystemet. Medborgarna ska kunna lita på att verksamheterna bedrivs på ett lagligt och etiskt sätt.

Tyvärr tycks hemtjänsten vara en bransch där fusk och oegentligheter förekommer allt oftare. Vi behöver alla samarbeta för att hjälpas åt att stävja ett oseriöst beteende.

Broschyrerna nedan är framtagna som ett stöd i arbetet mot fusk och oegentligheter. 

Att kombinera hemtjänstinsatser

Sollentuna kommun har tagit fram dokumentet nedan som är ett stöd för dig som hemtjänstutförare i hur insatser inom hemtjänsten kan kombineras. I dokumentet framgår det vilka insatser som är godkända att kombinera och vilka insatser som inte får kombineras. 

Digitala lås

Kunder som har hemtjänst och/eller larm får ett digitalt lås från vård- och omsorgsnämnden. Låset används som kvittens vid utförd hemtjänst och kan vid behov användas för att låsa upp kundens dörr.

Vid eventuella fel på de digitala låsen ska kontakt tas med Anooni.

Om ni akut behöver låna en nyckel för att komma in till kund kan ni hämta en nyckel i Anoonis nyckelskåp. Alla utförare har fått en nyckelbricka för att komma åt nyckelskåpet hos Anooni, och ni kommer in till nyckelskåpet med hjälp av ett digitalt lås. Om ni lånar en nyckel är det viktigt att ni lämnar tillbaka den så fort som möjligt.

I de undantagsfall där lås inte kan användas ska en NFC-etikett kopplas och finnas hos kund. Etiketten beställs och hämtas hos Anooni. 

Om ni behöver kontakta Anooni hittar ni deras kontaktuppgifter nedan. 

Rutin för arkivering av personakter hos utförare

Definition

Personakt – samlad social dokumentation i ärende rörande en person.

• HSL - dokumentation omfattas inte i denna definition.
• Gallring – förstöring av handlingar i enligt fastställda kriterier.
• Rensning – regelbunden förstöring av handlingar som har tillkommit under handläggningen av ett ärende men som inte tillfört ärendet någon uppgift i sak, och som inte bedöms ha något bestående värde när ärendet har färdigbehandlats.

Personakten ska innehålla

En personakt ska innehålla namn, personnummer och andra kontaktuppgifter till den enskilde. En lämplig struktur för en personakt som ska hålla ordnad hos en utförare kan vara att hålla samma handlingar enligt nedan:

• Social dokumentation
• Genomförandeplan

Rensning av personakt

Akten ska vara rensad innan leverans till vård- och omsorgskontoret. En akt ska rensas
från:

• Anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse.
• Utkast vilkas betydelse upphört i och med slutlig skrivelse färdigställts.
• Avskrifter och kopior som inte behövs för att man rätt ska kunna förstå akten.
• Trycksaker som inte har någon betydelse för ärendet.
• Plastfickor och gem.

Arkivering av personakt

Följande personakter ska överlämnas till vård- och omsorgskontoret senast två år efter att
sista anteckning gjordes i akten:

• Personer födda dag 5, 15 och 25 varje månad
• Individer som varit placerade på barnboende enligt 9§8 LSS (boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet) eller som barn har placerats/tagits emot i hem för vård eller boende, stödboende eller sådant hem som avses i 5 kap 7 § SoL (människor med funktionshinder)

Gallring av personakt

Handlingar i personakt som avser personer födda övriga datum än de som omfattas av arkiveringsregler gallras två år efter sista anteckning gjordes i akten. Gallring ska vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde (7 kap 3 § tredje stycke SoL).

Hantering av personakt vid byte av utförare

Vid byte av utförare ska original handlingar förvaras hos verksamheten och hanteras enligt ovanstående stycken ”Rensning” ”Arkivering” och ”Gallring”. Kopior av original handlingar lämnas till den nya utföraren som kunden har valt efter inhämtat samtycke från kund/brukare. Utföraren som lämnar över kopior av handlingar ser till att de senaste anteckningarna, aktuell genomförandeplan och dokument som är av särskilt betydelse för den enskildes fortsatta insatser finns med.

Hantering av personakt vid upphörande av verksamhet

Om upphörande av verksamhet innebär att kunden/brukaren byter utförare, ska regler för hantering av personakt vid byte av utförare följas. Om verksamheten går i konkurs ska detta anmälas till Inspektion för vård- och omsorg (IVO). Inspektion för vård- och omsorg ska besluta om vad som ska hända med personakter.

Inför leverans till vård- och omsorgskontoret

Kontakta vård- och omsorgskontoret på e-postadress von@sollentuna.se.