På denna sida hittar du som utförare information och rutiner gällande lokaler och inventarier. Informationer gäller endast för entreprenader, ej för verksamheter som har LOV-avtal.

Regler för redovisning av inventarier

Inventarier som möbler, sängar, mobila golvlyftar och taklyftar samt övrig utrustning i de gemensamma utrymmena ägs av kommunen och får disponeras av utföraren under avtalstiden. Utföraren ansvarar för drift, service och löpande underhåll av de inventarier som ägs av kommunen.

Donerade föremål och deponerad konst som ägs av kommunen ska väl vårdas av utföraren under kontraktstiden och återlämnas/överlämnas till ny utförare vid kontraktstidens upphörande. Kommunen ansvarar för utbyte av basmöblering under förutsättning att behovet inte orsakats av utförarens oaktsamhet eller bristande service och underhåll.  Vid avtalets upphörande ska utföraren ersätta beställaren ekonomiskt för eventuellt förkomna, eller onormalt förslitna inventarier.  

Inventarieförteckning

• Utföraren ska under hela avtalstiden kontinuerligt föra en inventarielista över alla inventarier som ägs av kommunen.
• Inventarielistan ska varje år i maj, utan anmodan, skickas in till kommunen via mejl vok-lokaler@sollentuna.se
• Inventarielistan kommer att ingå i avtalsuppföljningen.

Nedanstående information ska alltid finnas med på inventarieförteckningen:

• Uppgifter som identifierar inventariet, till exempel benämning, fabrikat, modell.
• Tillverkningsnummer eller serienummer.
• Placering
• Inköpspris
• Inköpsdatum
• Reparationsdatum
• Kasseringsdatum.

Inventarieförteckningen ska föras på ett sådant sätt att inventariet går att följa från nyinköp till kassering.

Från oktober 2023 har alla utförare fått en excel-mall från vård- och omsorgskontoret att följa och fylla i alla inventarier. Det är detta format som kommunen vill att inventarielistorna fylls i till vård och omsorgskontoret. Om något fattas i mallen ska utföraren informera vård och omsorgskontoret om detta så att det kan tillföras i inventarie-mallen.

En del inventarier kan behöva fotas. Ett exempel på det kan vara konst. Fota och mejla in i samband med att inventarielistan skickas in. Ange boendets namn och beskrivning av vad mejlet innehåller i ämnesraden på mejlet.

Besiktning och service avseende hjälpmedel

Enligt lag ska medicintekniska hjälpmedel såsom mobila golvlyftar och taklyftar besiktas en gång per år. Vård- och omsorgskontoret har beslutat att även vårdsängar ska genomgå årlig besiktning. Utföraren ansvarar för drift, service, reparation och löpande underhåll. Vid reparation av ett inventarium ska datum för reparationen antecknas i inventarieförteckningen.

Utföraren ansvarar för att besiktning och service av hjälpmedel genomförs minst en gång per år men får fritt välja företaget som utför denna. Utföraren ska även förvara protokoll över besiktning och service samt löpande skicka in en kopia till vård- och omsorgsnämnden på mejlen von@sollentuna.se. I protokollet bör det framgå i vilket skick produkten är i och eventuella brister som ska eller har åtgärdats.

Bedömer en tekniker att produkten är utdömd ska utföraren kontakta vård och omsorgskontoret via mejl Vok-lokaler@sollentuna.se för beställning av ny produkt. Kommunen ansvarar för att vid behov ersätta uttjänt utrustning. Utföraren ska meddela vok-lokaler@sollentuna.se när leverans har skett samt uppdatera inventarielistan.

Reinvestering

En reinvestering är ett utbyte eller ersättning av befintliga inventarier. Reinvestering ska göras då ett inventarium är så slitet att det inte längre går att reparera. Utföraren ska kontakta Vok-lokaler@sollentuna.se för godkännande innan reinvesteringar görs. Bilder på det trasiga inventariet ska bifogas. Efter leverans ska det gamla inventariet markeras som kasserat på inventarieförteckningen och det nya ska läggas till.

Förbrukningsinventarier

Kommunen står för reinvesteringar över 1 000 kr. Inventarier som har ett värde under 1 000 kr räknas som förbrukningsmaterial. Detta gäller exempelvis porslin, köksredskap, glas, bestick, gardiner, krukor, mm. Förbrukningsmaterial står utföraren för.

Nyinvestering

En nyinvestering innebär en utökning av befintliga inventarier. Nyinvestering ska göras då inventarielistan behöver utökas dvs. möbler som tidigare inte fanns behöver införskaffas. Innan en utökning av befintliga inventarier görs ska vok-lokaler@sollentuna.se kontaktas för en behovsbedömning. Nyinvesteringar görs och bekostas av kommunen. Utföraren ska meddela vok-lokaler@sollentuna.se när leverans har skett samt uppdatera inventarielistan.

Basmöblering

Utföraren står själv för inköp och kostnad av möbler och utrustning till kontors- och personalutrymmen, och utföraren äger dessa.

Möbler och övrig utrustning i de gemensamma utrymmena ägs av kommunen och får disponeras av utföraren under uppdragstiden. Detta gäller även sängar som är hjälpmedel. Det åligger utföraren att hålla inventarierna i gott skick samt efter avtalstiden återställa eller ge ekonomisk ersättning för förekomna eller obrukbara inventarier som ej beror på normal förslitning. Kommunen ansvarar för utbyte av basmöblering under förutsättning att behovet inte orsakats av utförarens oaktsamhet eller bristande service och underhåll.  Vid avtalets upphörande ska utföraren ersätta beställaren ekonomiskt för eventuellt förkomna, eller onormalt förslitna inventarier.

Rutin beställning sängar LSS

• Vid besiktning som visar att säng som är hjälpmedel behöver bytas ut ska utföraren mejla till vård och omsorgskontoret på mejl VOK-lokaler@sollentuna.se
• Ange boendets namn samt vad ärendet gäller i ämnesraden.
• Besiktningsprotokoll eller teknikers utlåtande över utdömd säng ska ingå i mejlet.
• Utförare tar själva in offert på ny säng och skickar offerten till Vok-lokaler@sollentuna.se
• Ta med all nödvändig information i offerten. Så som tex.
• Ange längd och bredd på sängen samt om grindar ska ingå i beställningen.
• Kontrollera om ordinarie längd på grindarna räcker eller om annat måste läggas till.
• I offerten ska installation av ny säng samt bortforsling av den gamla ingå.
• Skicka in offerten till Vok-lokaler@sollentuna.se som bedömer om beställningen kan göras.
• Utföraren inväntar svar innan beställning.
• När sedan sängen har levererats ska utföraren meddela detta till vok-lokaler@sollentuna.se samt uppdatera sin egen inventarielista med information om datum för den kasserade sängen och alla erforderliga uppgifter för den nya lyften.
• Fakturan skickas till kommunen via mejl till vok-lokaler@sollentuna.se.

Utföraren ansvarar själva för madrasser samt att se över att de madrasser som finns passar till sängar som beställs.

Utföraren ska meddela vok-lokaler@sollentuna.se när leverans har skett samt uppdatera inventarielistan med datum för den kasserade sängen samt alla erforderliga uppgifter för den nya sängen.

Sängarna ska årligen registreras och uppdateras i inventarielistan. Det ska framgå vilka sängar som kasserats under året och vilka som är nya samt dem som finns utan anmärkning. Ange datum för service och kommentar om dom fått någon anmärkning

Rutin beställning taklyftar

• Vid besiktning som visar att taklyftar behöver bytas ut kontakta vård och omsorgskontoret på mejl VOK-lokaler@sollentuna.se
• Ange boendets namn samt vad ärendet gäller i ämnesraden.
• Bifoga besiktningsprotokoll eller teknikers utlåtande över utdömd lyft i mejlet.
• Utförare tar själva in offert på ny taklyft och skickar offerten till Vok-lokaler@sollentuna.se som sedan bedömer om beställningen ska göras.
• Utföraren inväntar svar innan beställning
• När sedan taklyften har levererats ska utföraren meddela detta till vok-lokaler@sollentuna.se samt uppdatera sin egen inventarielista med information om datum för den kasserade taklyften och alla erforderliga uppgifter för den nya lyften.
• Fakturan skickas till kommunen via mejl till vok-lokaler@sollentuna.se.

Rutin beställning tvättmaskin

Gäller för trasiga vitvaror i tvättstuga exempelvis tvättmaskin, torktumlare och torkskåp.

Utföraren felanmäler till  servicebolag som bokar tid med verksamheten för service och åtgärder. Utföraren står kostnaden för underhåll och service av vitvaror. Om vitvaran inte kan lagas ska utföraren be om underlag på detta samt att servicebolaget även anger teknisk information om installationen av tvättmaskin. Teknisk informations som behövs är:

• Finns el 3-fas / säkerhetsbrytare?
• Ska maskin ansluta till varmvatten eller via kallvatten med en Y-slang?
• Finns det golvbrunn?

Utföraren kontaktar vok-lokaler@sollentuna.se med underlag från besiktning och information om vitvaran såsom märke, storlek, ålder och placering. Ange även om ni har automat-dosering av kemiskt medel, då det är viktigt att ta med det i offert för ny maskin. Utföraren ansvarar för att koppla på kemiska medel. Kommunen ansvarar för att vid behov ersätta uttjänt utrustning. Offerten ska innehålla installation samt bortforsling av den gamla produkten.

Utföraren ansvarar för att uppdatera inventarielistan. Efter leverans och installation av ny vitvara ska det gamla inventariet markeras som kasserat på inventarieförteckningen och det nya ska läggas till. Utföraren ska meddela vok-lokaler@sollentuna.se när leverans har skett samt uppdatera inventarielistan.

Det åligger er som utförare att hålla inventarierna i gott skick. Utföraren ansvarar för service och löpande underhåll av dessa inventarier. Det ska utföras fackmannamässigt och skötselinstruktioner ska följas.

Rutin beställning vitvaror till kök

Gäller för trasiga vitvaror i kök, exempelvis kyl, frys, spis och ugn. 

• Utföraren felanmäler till servicebolag som bokar tid med verksamheten för service och åtgärder.
• Utföraren står kostnaden för underhåll och service av vitvaror. Om vitvaran inte kan lagas ska utföraren be om underlag på detta.
• Utföraren kontaktar vok-lokaler@sollentuna.se med underlag från besiktning om att vitvaran måste ersättas.

Ange:

• Märke och modell på nuvarande vitvara
• Storlek, höjd, bredd, djup
• Integrerat eller fristående
• Ålder
• Placering, till exempel rums nr, våning, avdelning.
• Kontaktperson för leverans

Kommunen ansvarar för att vid behov ersätta uttjänt utrustning. Offerten ska innehålla installation samt bortforsling av den gamla produkten.

Utföraren ansvarar för att uppdatera inventarielistan. Efter leverans och installation av ny vitvara ska det gamla inventariet markeras som kasserat på inventarieförteckningen och det nya ska läggas till. På vitvaror finns serie nr och modell nr oftast på insidan av produkten, upptill, nedtill eller på sidan kan variera. Serie nr och modell ska registreras i inventeringslistan. Datum för kasserat objekt och datum för installation av det nya objektet ska också in i inventeringslistan. Utföraren ska meddela vok-lokaler@sollentuna.se när leverans har skett.

Det åligger er som utförare att hålla inventarierna i gott skick. Utföraren ansvarar för service och löpande underhåll av dessa inventarier. Det ska utföras fackmannamässigt och skötselinstruktioner ska följas.

Besiktning vid in- och utflytt

• När en person lämnar sitt boende ska rummet eller lägenheten besiktas av ansvarig utförare.
• Brister ska dokumenteras både skriftligen och via foto.
• Vok-lokaler@sollentuna.se ska delges besiktningsprotokoll för det aktuella rummet.
• Personuppgifter ska inte bifogas. 
• Oavsett om bostaden är med eller utan brister ska besiktningsprotokoll skickas för kännedom till vok-lokaler@sollentuna.se.

• Vid kontakta med vok-lokaler@sollentuna.se ange verksamhetens namn samt att det gäller avflyttningsbesiktning i ämnesraden.

• I mejlet ska rumsnummer, våning, avdelning framgå.
• Vid besiktning utan brister vänligen kortfattat informera att besiktningen är godkänd och att inga åtgärder behöver vidtas för att återställa bostaden.
• Vid brister ska dessa förutom fotas även sammanställas skriftligt i mejlet.

Om verksamheten anser att det finns behov av en besiktning av på plats utav vård- och omsorgskontoret kontaktar de vok-lokaler@sollentuna.se som då gör en bedömning om besiktning på plats bör genomföras. Datum och tid för besiktningen bestäms efter överenskommelse.

Utemöbler

Kommunen står för utemöbler till de gemensamma utrymmena. Utföraren står för löpande underhåll av de utemöbler som ägs av kommunen. I detta ingår att vid behov och minst en gång per säsong rengöra och olja in de utemöbler som är av trä.

Beroende på hur utemöblerna står placerade kan det variera hur ofta du behöver rengöra och olja in dem, men minst en gång per säsong.

Utemöblerna ska vinterförvaras torrt och väderskyddat för att förlänga livslängden på utemöblerna. De utemöbler som utföraren inte har möjlighet att lyfta in i förråd, förrådstält eller liknande bör täckas med en presenning. Placera under tak eller på plats för att minska exponering av väder och vind.

Markiser ska ses över och vevas in, om det kommer snö på markisen kan tyngden medföra att fallarmarna knäcks. Om markisen pga. ovan går sönder är det utföraren som står för kostnaderna en reparation.

Övriga uteinventarier som ägs av kommunen ska också ses över för bra vinterförvaring.

Det åligger er som utförare att hålla uteinventarierna i gott skick. Utföraren ansvarar för service och löpande underhåll av dessa uteinventarier. Det ska utföras fackmannamässigt och skötselinstruktioner ska följas. Uteinventarier avser även möbler på inglasade balkonger.

Städning gemensamhetsutrymmen

Utföraren ansvarar för städning och tillsyn av gemensamhetsutrymmen och allmänna utrymmen så att de vid alla tillfällen är trivsamma och rena. Städning ska utföras fackmannamässigt och utifrån skötselinstruktioner utifrån olika material på golv, möbler, textilier osv. Utföraren ansvarar för att storstädning, tvättning av textiler och gardiner samt fönsterputs utförs två gånger per år. För städning, tvätt och fönsterputs ska utföraren undvika farliga och onödiga kemikalier och använda miljömärkta rengöringsprodukter.

Vid avtalsslut

Utföraren ska vid avtalets slut skicka in en uppdaterad inventarieförteckning till Vok-lokaler@sollentuna.se. Det åligger utföraren att vid avtalstidens slut återställa eller ge ekonomisk ersättning för förkomna eller obrukbara inventarier som inte beror på normal förslitning. Donerade föremål ägs av kommunen.

Då kontraktet upphör ska utföraren utföra storstädning i gemensamhetslokalerna. Utföraren ska åtgärda eventuella brister som uppmärksammas vid städbesiktning. Alternativt har vård- och omsorgskontoret rätt att åtgärda bristerna på utförarens bekostnad.

Lokaler

Om avdelningen för miljö- och hälsoskydd/arbetsmiljöverket eller någon annan myndighet gör en tillsyn av lokalerna ska Vok-lokaler@sollentuna.se informeras omgående. Detsamma gäller avvikelserapporter och förelägganden.

Kontakt med hyresvärd

Om ni sökt men inte fått kontakt med eller respons från er fastighetsvärd kontakta då Vok-lokaler@sollentuna.se.

Vägglöss

Vid fynd av vägglöss i lokaler ska utföraren omgående kontakta närmaste ansvarig chef. Behörig chef informerar fastighetsägaren och kommer överens med denne om vem som kontaktar saneringsfirma.

Ni hittar mer instruktion från Stockholms region gällande vägglöss här: 

SLL - Vägglöss – instruktion till öppen- och slutenvård samt särskilda boenden i Stockholms län.

Duschslangar och duschhuvuden

Samtliga boendeformer inom kommunal vård och omsorg ska årligen byta duschslang och duschhuvud enligt Region Stockholms handlingsprogram för legionella. Duschhuvuden ska ha stora hål eller annan utformning som minskar aerosolbildningen. Kostnader för byte tillfaller utföraren.

Utföraren ska även ha rutin för att tappställen som inte används minst var tredje dag genomspolas enligt schema var tredje dag.

Ni hittar mer information här 

Spol- och diskdesinfektorer, medicinskåp och dylikt

Kontakta medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) Erik Lindén om du har frågor.

Trygghetslarm

Nyinköp och felanmälan sker till larmleverantören.

Avfallsplan

I följande dokument kan du läsa om Sollentuna kommuns avfallsplan. Du kan även läsa mer om avfallsplanen på Sollentuna kommuns hemsida.  

Här hittar du avfallsplanen 

Här kan du läsa mer på Sollentuna kommuns hemsida

Kontakt 

Har du några frågor gällande lokaler och inventarier är du välkommen att kontakta oss via mejl.