Arkivering av personakter

Som utförare ansvarar du för att hantering av personakter sker på ett korrekt sätt.

Definition

• Personakt – samlad social dokumentation i ärende rörande en person. Dokumentation enligt HSL omfattas inte av denna definition.
• Gallring – förstöring av handlingar enligt fastställda kriterier.
• Rensning – regelbunden förstöring av handlingar som tillkommit under handläggningen men som inte tillfört ärendet någon sakuppgift och som saknar bestående värde när ärendet avslutats.

Personakten ska innehålla

En personakt ska innehålla namn, personnummer och andra relevanta kontaktuppgifter till den enskilde.

En lämplig struktur för personakt kan vara att hålla samma handlingar enligt nedan:

• Social dokumentation
• Genomförandeplan

Rensning av den digitala personakten

Inför leverans till vård- och omsorgskontoret ska den digitala personakten vara rensad från.

• Anteckningar, handlingar och meddelanden av endast tillfällig betydelse
• Utkast där slutlig skrivelse färdigställts
• Dubbletter eller kopior och handlingar

Arkivering av personakt

Följande personakter i digital form ska överlämnas till vård- och omsorgskontoret senast två år efter sista anteckningen:

• Personer födda den 5, 15 eller 25 varje månad
• Individer som:

     - varit placerade på barnboende enligt 9 § 8 LSS, eller

     - som barn placerats/tagits emot i familjehem, HVB, stödboende eller boende enligt 5 kap. 7 § SoL

Gallring av personakt

För personakter som inte omfattas av arkiveringsreglerna ovan gäller:

• Handlingar gallras två år efter sista anteckningen
• Gallringen ska vara avslutad senast kalenderåret efter att gallringsskyldigheten inträdde (7 kap. 3 § tredje stycket SoL)

Byte av utförare

Vid byte av utförare gäller:

• Originalhandlingar stannar hos den tidigare utföraren och hanteras enligt reglerna för ”rensning”, ”arkivering” och ”gallring”
• Kopior lämnas till den nya utföraren efter inhämtat samtycke från kund/brukare
• Kopiorna ska innehålla:

    - senaste anteckningar

    -aktuell genomförandeplan

    - dokument av särskild betydelse för fortsatt insats

Upphörande av verksamhet

Om verksamheten upphör och kunden byter utförare:

→ följ reglerna för byte av utförare

Om verksamheten går i konkurs:

• Detta ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) som beslutar om hur personakterna ska hanteras.

Inför leverans till vård- och omsorgskontoret

Kontakta vård- och omsorgskontoret på e-postadress von@sollentuna.se