Krav på dokument före publicering
Du som tar fram eller beställer ett dokument ansvarar för att det är tillgängligt innan det lämnas till webbredaktionen. Det gäller även om en extern leverantör har gjort tillgänglighetsanpassningen. Här ser du vad som behöver kontrollera och vilka krav som ska ställas.
Undersök först om du behöver ett dokument
Information ska i första hand publiceras direkt på en webbsida. Det gör informationen lättare att hitta, läsa i mobil och hålla uppdaterad.
Om det gäller en blankett bör du också undersöka om den kan ersättas med en e-tjänst. Återkommande blanketter bör på sikt hanteras som e-tjänster när det är möjligt. Då behöver verksamheten inte skapa och underhålla separata tillgängliga PDF-blanketter.
Om informationen behöver publiceras som dokument ska du kontrollera tillgängligheten innan du skickar dokumentet till webbredaktionen.
Du ansvarar för tillgängligheten
Verksamheten som äger dokumentet ansvarar för att det uppfyller kraven på digital tillgänglighet.
Det innebär att du behöver:
- se till att dokumentet är tillgängligt
- kontrollera dokumentet innan publicering
- rätta brister som upptäcks
- kontrollera den färdiga leveransen om någon annan har gjort anpassningen.
Webbredaktionen gör inte en fullständig tillgänglighetsgranskning av dokumentet och tar inte över verksamhetens ansvar.
Om webbredaktionen upptäcker brister kan dokumentet behöva skickas tillbaka för rättning innan det publiceras.
När du anlitar en extern leverantör
Du kan anlita en extern leverantör för att skapa eller tillgänglighetsanpassa ett dokument. Ansvaret för att den färdiga leveransen uppfyller kraven ligger ändå kvar hos verksamheten.
Var därför tydlig med kraven redan när du beställer arbetet.
Kravställ att leverantören:
- har kunskap om tillgängliga PDF-dokument och WCAG
- följer Diggs vägledning för tillgängliga PDF-dokument
- kontrollerar dokumentets tillgänglighet före leverans
- redovisar hur dokumentet har kontrollerats
- rättar brister som upptäcks vid er kontroll
- lämnar den redigerbara originalfilen tillsammans med den färdiga PDF-filen.
Be också leverantören beskriva vilka manuella kontroller som har gjorts. Ett automatiskt test kan inte upptäcka alla tillgänglighetsproblem.
Exempel på krav vid beställning
Dokumentet ska uppfylla de krav på digital tillgänglighet som gäller för offentlig verksamhet. Leverantören ska följa Diggs vägledning för tillgängliga PDF-dokument och kontrollera dokumentet före leverans.
Leverantören ska redovisa hur tillgängligheten har testats. Leveransen ska innehålla den tillgänglighetsanpassade PDF-filen och den redigerbara originalfilen. Brister som upptäcks vid beställarens kontroll ska rättas.
Kontrollera dokumentets struktur
Ett tillgängligt dokument behöver ha en struktur som går att förstå även för den som använder skärmläsare eller andra hjälpmedel.
Kontrollera att:
- dokumentet har en tydlig titel
- rätt språk är angivet i dokumentet
- rubriker är skapade som rubriker och ligger i en logisk ordning
- innehållet har en logisk läsordning
- listor är skapade som riktiga listor
- tabeller har en tydlig struktur och används bara när informationen behöver presenteras som en tabell.
Ett dokument som ser rätt ut på skärmen kan fortfarande ha en felaktig struktur för den som använder hjälpmedel.
Kontrollera text, bilder och länkar
Kontrollera att:
- texten går att markera och läsa och inte bara består av en inskannad bild
- bilder som förmedlar information har en relevant alternativtext
- viktig information inte bara finns i bilder
- färg inte är det enda sättet att förmedla information
- text och viktiga grafiska delar har tillräcklig kontrast
- länkar har tydliga texter som beskriver vart de leder.
Skriv också så enkelt och tydligt som möjligt. Ett tekniskt tillgängligt dokument kan fortfarande vara svårt att använda om språket är otydligt.
Kontrollera blanketter extra noga
Ifyllningsbara blanketter ställer fler krav än dokument som bara ska läsas.
Kontrollera att:
- alla fält går att nå och använda med tangentbord
- fälten kommer i en logisk ordning
- varje fält har en tydlig beskrivning
- det framgår vilka uppgifter användaren ska fylla i
- obligatoriska fält inte bara markeras med färg
- kryssrutor, alternativ och knappar har begripliga namn
- instruktioner är tydliga
- eventuella felmeddelanden förklarar vad användaren behöver rätta.
Testa blanketten genom att fylla i den från början till slut utan att använda mus.
Testa PDF-filen före publicering
Kör tillgänglighetskontrollen i Adobe Acrobat Pro innan dokumentet lämnas till webbredaktionen.
Rätta de fel som kontrollen visar och gå igenom de delar som behöver kontrolleras manuellt.
Kontrollera särskilt:
- rubrikstrukturen
- läsordningen
- alternativtexter
- tabeller
- länkar
- formulärfält, om dokumentet är en blankett.
En automatisk kontroll kan inte avgöra om allt fungerar för användaren. Ett dokument är därför inte automatiskt tillgängligt bara för att tillgänglighetskontrollen inte visar några fel.
Innan du skickar dokumentet till webbredaktionen
Kontrollera att:
- du testar den slutliga versionen av dokumentet
- upptäckta brister är rättade
- verksamheten har gjort sin egen kontroll även om en leverantör har gjort anpassningen
- det är den kontrollerade slutversionen som skickas för publicering.
Webbredaktören ansvarar därefter för att publicera dokumentet på rätt sätt på sollentuna.se.
Läs mer om tillgängliga PDF-dokument
Checklistan på den här sidan hjälper dig att kontrollera vanliga problem. Den ersätter inte de fullständiga kraven på digital tillgänglighet.