Dokument på webben – vad gäller?
Att publicera dokument på webben ska alltid vara ett undantag. Informationen ska i första hand läggas direkt på en webbsida, så att den blir tillgänglig, lätt att hitta och enkel att läsa – även i mobil. Här får du veta när dokument kan användas, och hur du gör det på rätt sätt.
Varför du ska undvika dokument
Att lägga ut information i dokument kan skapa problem för både användare och redaktörer:
- Svårare att läsa på mobil, särskilt om användaren inte har rätt program.
- Dokument är inte lika sökbara som vanliga webbsidor – varken internt eller i externa sökmotorer.
- Det är svårare att underhålla dokument än vanliga sidor.
- Tillgängligheten försämras – dokument är oftast inte tillgängliga för alla.
- Broschyrer ska inte publiceras som dokument på webben – de ska delas ut i tryckt form.
När du måste publicera ett dokument
Ibland behöver du ändå publicera ett dokument, till exempel ett styrdokument, en mall eller en blankett. Då ska du tänka på följande:
1. Namnge dokumentet tydligt
- Använd ett beskrivande filnamn, inte interna arbetsnamn eller blankett-/diarienummer.
- Filnamnet ska hjälpa besökaren att förstå vad dokumentet innehåller.
2. Undvik brutna länkar
- Länka inte till webbsidor inuti dokumentet. URL:er kan ändras, och länkar blir snabbt inaktuella.
3. Använd rätt format vid uppladdning
- Ladda alltid upp dokument som dokumentblock (se instruktion i manualen).
- Om detta inte görs rensas dokumentet bort automatiskt efter en månad.
4. Skriv en beskrivning
- Lägg till en kort sammanfattning av dokumentets innehåll i fältet Beskrivning.
- Den visas i sökresultat och hjälper besökaren att avgöra om dokumentet är relevant.
Ansvar för tillgänglighet
Alla dokument som publiceras på sollentuna.se måste uppfylla kraven i Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Det innebär bland annat att dokumentet ska vara läsbart för personer med skärmläsare och anpassat för olika hjälpmedel.
Det är alltid den som skapat dokumentet – alltså verksamheten – som ansvarar för att det är tillgängligt. Webbredaktionen kan inte anpassa eller konvertera otillgängliga dokument.
Om du får ett dokument som inte är tillgängligt:
- Be verksamheten uppdatera dokumentet enligt tillgänglighetskraven.
- Publicera inte dokumentet förrän det uppfyller kraven.
Tillgänglighetskrav för dokument enligt WCAG hos DiGG
Testa dokumentet innan publicering
Alla dokument som ska publiceras på sollentuna.se måste testas för tillgänglighet innan de läggs upp. Det gör du enklast i Adobe Acrobat Pro – eller genom att be Sollentuna WebbGPT om hjälp.
Testa i Adobe Acrobat Pro
- Öppna PDF:en i Adobe Acrobat Pro.
- Sök efter “Tillgänglighetskontroll”. Gå till Sökverktyget (högst upp till höger eller genom att trycka Ctrl + F när du har "Verktyg" öppna).
- En rapport genereras med eventuella tillgänglighetsproblem.
Testa med Sollentuna WebbGPT
- Gå till Sollentuna WebbGPT
- Klistra in texten från dokumentet eller ladda upp PDF:en
- Fråga: "Är det här dokumentet tillgängligt enligt våra riktlinjer?"
WebbGPT ger dig en indikation på språk, struktur och andra synliga tillgänglighetsaspekter – men inte tekniska PDF-taggar.
Här kan du testa ditt dokument med hjälp av Sollentuna WebbGPT
Viktigt att veta
- Webbredaktionen åtgärdar inte dokumentet.
- Det är verksamhetens ansvar att dokumentet uppfyller tillgänglighetskraven.
- Om brister upptäcks kan rapporten skickas tillbaka till verksamheten som stöd i arbetet med att rätta till problemen.
- Dokumentet publiceras först när det uppfyller kraven.